Внедрение Битрикс24 в Ульяновске

Портал поднимается быстро, и это сбивает с толку. Настоящая трудность вылезает позже: воронка готова, а положить в неё нечего. Клиентская база разложена по трём таблицам, где одно предприятие записано четырьмя способами, спецификации лежат в почте, отгрузки в учётной программе, а договорённости с закупщиком – в личном телефоне менеджера, который через полгода уволится. Поэтому внедрение Битрикс24 мы начинаем не с портала, а с описи: чем компания владеет сегодня и что из этого имеет смысл переносить.

Кто к нам приходит в Ульяновске: смежники крупных производств – поставщики автокомпонентов, метизов и крепежа, участки механообработки и станкостроения, инженерные и монтажные подрядчики, резиденты портовой особой экономической зоны, оптовики стройматериалов, перевозчики, которые возят грузы от волжских причалов по всей Ульяновской области и дальше. Продажа у всех идёт долго и через документы, а не через импульс, и это определяет и структуру справочников, и набор отчётов. Веб-разработкой, рекламой и корпоративными порталами студия РОСТСАЙТ занимается с 2011 года, карта проектов охватывает 79 городов страны, договор и фиксированная смета – до старта.

Опись источников: где сейчас физически живут ваши сделки

Первое действие – инвентаризация. Просим показать всё, что реально используется: расчётный файл прайса, папку с коммерческими предложениями, журнал звонков АТС, общий почтовый ящик отдела, справочник контрагентов в учётной системе, чат с логистом. По каждому источнику фиксируем три вещи: кто в него пишет, насколько свежие там данные и есть ли признак, по которому строку можно связать с записью в соседнем файле. Уникальным обычно оказывается только ИНН, он же становится ключом переноса. Опись занимает день и сразу отвечает на денежный вопрос: база на восемьсот контрагентов с чистыми ИНН заезжает за несколько часов, а такая же по объёму, но собранная вручную тремя отделами, – за неделю сверок.

Дубли, мёртвые контакты и записные книжки уволившихся

Перед переносом базу чистят, и эту работу мы не прячем внутрь общего счёта. Картина повторяется от проекта к проекту в Ульяновске: около пятнадцати процентов строк – повторы одного юрлица, ещё примерно десять – люди, давно сменившие работодателя, плюс полтора десятка компаний, которые ничего не покупали ни разу. Повторы сводим по ИНН и номеру телефона, неактивных помечаем отдельным полем вместо удаления, а личные контакты продавцов обсуждаем прямо. Последнее – не техника, а управленческое решение: менеджер, привыкший держать снабженца при себе, будет тихо саботировать систему, если вопрос не проговорить вслух до запуска. Перенос базы без этой договорённости даёт красивый отчёт и пустые карточки.

Номенклатура и спецификации: почему справочник не грузят целиком

Просьба «выгрузите к нам весь товарный каталог» звучит почти на каждом проекте. У поставщика комплектующих в справочнике бывает под сорок тысяч позиций, из которых менеджер регулярно продаёт двести. Полная выгрузка делает поиск в карточке бесполезным и замедляет обмен. Разбираемся, что нужно видеть непосредственно в сделке: ходовые группы с ценой и остатком, статус оплаты счёта, плановая дата отгрузки. Остальное остаётся в учётной программе и подтягивается по запросу. Отдельная история – детали под чертёж заказчика: постоянного артикула у них нет, и в карточке такая позиция живёт строкой спецификации с приложенным файлом и отметкой о согласовании технолога.

Заказ под опытный образец и попадание в план закупок предприятий Ульяновска

У смежника авиастроительного и автомобильного производств путь до первой отгрузки редко укладывается в квартал: запрос на расчёт, образец, техническое согласование, аудит поставщика, ради которого комиссия приезжает в Ульяновск, и лишь потом строка в плане закупок. Держать такую сделку рядом с мелкооптовым заказом бессмысленно – средний срок и конверсия перестают что-либо означать. Разводим их по разным направлениям: у длинной сделки собственные шаги, свои нормативы простоя и напоминание за месяц до пересмотра плана на следующий период. Заодно договариваемся, что считать победой – подписанный рамочный договор или первую оплаченную спецификацию.

Несколько юрлиц и вопрос «кто что видит»

Производственная группа Ульяновска редко работает одним юридическим лицом: одно закупает, второе продаёт, третье оказывает услуги. Право доступа решается до настройки, потому что перекраивать его на живом портале – значит задеть сразу всех пользователей. Проходим по пунктам: видит ли менеджер направления цены соседнего, кому открыта маржа, у кого есть право выгрузки, что происходит с карточками при уходе сотрудника. Тут же назначается хозяин справочника контрагентов – человек, который отвечает за то, чтобы новая компания заводилась один раз. Без него база через полгода снова расползается на повторы, и вся чистка делается заново.

Календарь: навигация, тёплый сезон и заводские отпуска

Часть заказов привязана к календарю жёстче, чем к воронке. У перевозчиков и поставщиков сыпучих грузов пик приходится на навигацию, у монтажников, работающих по Ульяновску и области, – на месяцы до заморозков, у поставщиков комплектующих провал совпадает с корпоративными отпусками смежных заводов в июле. Мы закладываем это в нормативы: одинаковая пауза в декабре и в разгар сезона означает совершенно разное, а напоминание должно понимать, что согласующий в отпуске. Сам запуск стараемся ставить на спад – в горячий месяц отдел продаж не отдаст ни дня на обучение, и проект растянется на квартал.

Пилот на одном отделе вместо общего старта

Систему не включают сразу на всю компанию. Сначала берём одно направление – обычно то, где сделок больше, а процесс проще, – и две недели ведём его в новой схеме параллельно с привычной. За это время видно, каких полей не хватает и какие уведомления раздражают. После правок подключаются остальные отделы, и им достаётся уже обкатанная схема плюс живые коллеги, способные объяснить на пальцах. Порядок дороже на несколько дней и дешевле на месяц несделанных переделок.

Что собрать к первой встрече

• выгрузку контрагентов из учётной системы или таблиц, обязательно с ИНН;
• действующий расчётный файл и шаблон коммерческого предложения;
• три недавние сделки целиком – с перепиской, счетами и документами;
• перечень сотрудников с указанием, кто кому подчиняется;
• доступы к почте, номерам АТС и административной части сайта.

Этого хватает, чтобы через два-три рабочих дня вернуться со схемой процесса и расчётом. Схему читаем вместе с теми, кто продаёт руками: исправление на бумаге бесплатно, оно же на настроенном портале стоит денег и двигает срок сдачи.

Во что обходится работа и что в цену не входит

Если задача – просто увести продажи из таблиц, подходит экспресс-запуск: от 60 000 ₽ и пять рабочих дней на базовую воронку, карточки, права и обучение. Если главное – связать продажи с учётом, основной позицией расчёта становится интеграция с 1С: от 90 000 ₽ и две недели на номенклатуру, счета, оплаты и отгрузки. Сумму называем по утверждённой схеме и закрепляем договором. Не входят лицензия Битрикс24 – её вы приобретаете у вендора напрямую и владеете ей сами, – доработки на стороне учётной программы и ручная сверка, если исходные файлы совсем разъехались. Соседние услуги и расценки собраны в разделе автоматизация бизнеса.

Первый месяц работы и четыре цифры, по которым его оценивают

Обучение делим надвое: продавцам – про карточку и ежедневные действия, руководителю – про отчёты и контроль, обе встречи с видеозаписью, чтобы новичка вводили в курс без нас. Дальше тридцать дней сопровождения, мелкие доработки в этот период идут без отдельного счёта. Через месяц садимся и смотрим:

• какая доля обращений вообще заведена в систему;
• сколько проходит от заявки до первого ответа;
• сколько сделок стоят дольше норматива и у кого;
• у скольких проигранных заполнена настоящая причина отказа.

Первые три цифры двигаются уже к концу месяца, четвёртая – показатель того, приняла ли команда систему. Когда сайт и реклама тоже на нас, заявки приходят в воронку с указанием источника: как это собрано, видно на страницах создание сайтов и чат-боты.

Начинать разумнее с описи данных: за один разговор становится ясно, что переносится как есть, что придётся чистить руками и в какой формат внедрения вы укладываетесь. Телефон для связи – +7 (901) 417-22-12, можно написать и через форму на сайте: стоимость и срок мы назовём до того, как начнём.