Автоматизация отдела продаж в Ульяновске

Заказчик обычно слышит абстрактное «пару месяцев» и закладывает риск в бюджет. Мы предпочитаем показывать проект по дням: на каком шаге появляется документ, на каком – рабочая воронка, на каком – отчёты для собственника. Полный проект занимает три-четыре недели, экспресс-настройка одной воронки – пять рабочих дней, подключение каналов заявок – неделю. Разбор ниже идёт в том же порядке, в каком мы работаем.

Первые 48 часов: диагностика вместо демонстрации

Мы не показываем презентацию системы. Два дня слушаем звонки, разбираем сделки за прошедший месяц и смотрим, где они простаивают. Руководитель и менеджеры описывают процесс отдельно друг от друга, и расхождения между версиями обычно и есть точки потерь. У поставщиков комплектующих для авиационных и автомобильных производств Ульяновска к этому добавляется долгое согласование: заявка уходит на техническую проверку и возвращается через две недели, а всё это время сделка формально «в работе».

Пятый день: у вас на руках регламент и цифра

За два-три дня после диагностики пишется регламент: этапы воронки, обязательные действия менеджера, права доступа, список отчётов. К нему прилагается смета. Стоимость и срок вы узнаёте до старта работ, а не по факту. Лицензии CRM и телефонии остаются вашими и оплачиваются напрямую поставщику. Цены по направлениям – в прайс-листе.

Дни с шестого по пятнадцатый: собирается сама воронка

Это ядро проекта, от пяти до десяти дней. Что появляется у менеджера:

• этапы и обязательные поля – без суммы, срока и следующего шага сделка не двигается;
• автозадачи, которые не дают забыть про долгое согласование;
• скрипты и чек-листы в самой карточке;
• шаблоны спецификаций, счетов и писем.

Для длинных сделок между юридическими лицами отдельно настраиваем разделение по ответственным: продавец, технический специалист, логист. Каждый видит свой участок, а сделка при этом остаётся одной. Текущие сделки переносим по ходу настройки: отдел не замирает на две недели, менеджеры продолжают работать, просто в какой-то момент открывают уже новую карточку вместо старой таблицы.

Третья неделя: заявки перестают приходить мимо системы

От трёх до семи дней уходит на телефонию с записью, почту, мессенджеры, соцсети и формы с сайта. Обращение из любого канала создаёт карточку автоматически и распределяется по правилам. Ни одна заявка больше не живёт только в личном телефоне сотрудника. Если нужен обмен счетами и оплатами с учётной системой, он ставится в этот же период – см. интеграцию с 1С.

Финальные два дня: панель руководителя и обучение

Собираем отчёты: план-факт по каждому менеджеру, конверсия по этапам, длина сделки, нагрузка на отдел. Цифры пересчитываются сами, выгрузки в Excel больше не нужны. Дальше две онлайн-сессии – для отдела и для руководителя, с записью. Менеджеров учим работать в карточке, руководителя – читать отчёт: где видно перегруз одного продавца, где затянутое согласование, где сделка стоит без задачи третью неделю. Записи остаются у заказчика, поэтому нового сотрудника вы вводите в систему самостоятельно.

Тридцать дней после сдачи

Месяц сопровождения включён в стоимость. За это время отдел проходит полный цикл: заявка, работа, счёт, отгрузка, оплата. Все шероховатости правятся бесплатно, потому что на реальных сделках всегда вылезает то, чего не было в регламенте.

Что реально удлиняет проект

График срывается почти всегда по одинаковым причинам:

1. регламент согласуют всем отделом и правки идут по кругу;
2. доступы к телефонии и почте выдают через неделю после запроса;
3. обучение переносят из-за отгрузок, и менеджеры начинают работать по-старому.

Всё три решаются на старте: один ответственный со стороны заказчика и заранее назначенная дата обучения.

Готовы посчитать ваш случай. Позвоните по номеру +7 (901) 417-22-12 или напишите через форму на странице контактов – план по неделям и вилку по деньгам пришлём после короткого разговора.